Σχεδόν 700 εκατομμύρια άνθρωποι αναμένεται να κάνουν online κρατήσεις το 2023.1 Όπως όλοι οι επαγγελματίες της φιλοξενίας, ανυπομονείτε για μια επιτυχημένη χρονιά μετά από μερικές δύσκολες στιγμές.
Πώς όμως όλες αυτές οι κρατήσεις παραμένουν οργανωμένες; Πρέπει να υπάρχουν τα στοιχεία επικοινωνίας των επισκεπτών, τα στοιχεία πληρωμής και όλες οι άλλες σημαντικές πληροφορίες εύκολα προσβάσιμο, αλλάζει εύκολα και χωνεύεται εύκολα. Το Σύστημα Διαχείρισης Φιλοξενίας της Sirvoy διαθέτει τα κατάλληλα εργαλεία για την εργασία σας.
«Η πλατφόρμα του Sirvoy το κάνει α αεράκι για τη διαχείριση των κρατήσεών μας. Η δυνατότητα αποκλεισμού ημερομηνιών και δημιουργίας κωδικών κράτησης επιτρέπει επίσης το απρόσκοπτη οργάνωση των ιδιωτικών μας ενοικιάσεων, καθώς και των ημερήσιων κρατήσεων.”
– Marissa, Operations Manager της Meier Lake στις Ηνωμένες Πολιτείες
Το Sirvoy οργανώνει δεδομένα για εσάς με πολλούς τρόπους, αλλά πιθανότατα θα περάσετε τον περισσότερο χρόνο σας με το Σελίδα ημερολογίου.
Τι είναι η σελίδα ημερολογίου Sirvoy;
Η σελίδα ημερολογίου έχει σχεδιαστεί για να κάνει προσβάσιμες κρίσιμες πληροφορίες και να εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο. Το 85% των εργαζομένων λέει ότι χάνει τουλάχιστον 1 ή 2 ώρες την ημέρα αναζητώντας πληροφορίες.2 Η σελίδα ημερολογίου θέτει αυτές τις πληροφορίες στα χέρια τους. Με μια ματιά, το χρονοδιάγραμμά του παρέχει μια επισκόπηση δεδομένων όπως:
- Κρατήσεις
- Μονάδες
- Περιορισμένος Αριθμός Πρόσθετα
- Νοικοκυριό
Αλλά δεν τελειώνει εκεί. Αυτή η επισκόπηση μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί στο ξενοδοχείο και την κατάστασή σας χρησιμοποιώντας τρία κύρια εργαλεία.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Εργαλεία φίλτρου και ταξινόμησης
Η σελίδα ημερολογίου μπορεί να φιλτραριστεί για να εμφανίζει μόνο ένα συγκεκριμένο κατηγορία ή Τύπος δωματίου.
Η κατηγοριοποίηση τύπων δωματίων είναι ιδιαίτερα χρήσιμη κατά τη διαχείριση πολλών ιδιοκτησιών ή τοποθεσιών. Έχετε πολλά κάμπινγκ απλωμένα γύρω από μια λίμνη; Ή να νοικιάσετε ακίνητα σε όλη την πόλη; Οι κατηγορίες είναι για εσάς. Χρησιμοποιώντας φίλτρα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι μόνο οι σχετικές ιδιότητες καταλαμβάνουν πολύτιμο χώρο στο ημερολόγιο.
Αλλά όχι μόνο μπορείτε να αποφασίσετε τι θα εμφανίσετε, αλλά και με ποια σειρά.
Ταξινόμηση μονάδων κατά:
- Αριθμός μονάδας (ή όνομα)
- Τύπος δωματίου
- Αριθμός κλινών
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Εργαλείο πλοήγησης ημερομηνίας
Κάθε ξενοδόχος πρέπει να κοιτάξει τόσο μακροπρόθεσμα όσο και βραχυπρόθεσμα. Με μια γρήγορη εναλλαγή, η σελίδα ημερολογίου μπορεί να μετατραπεί από μηνιαία σε εβδομαδιαία επισκόπηση και να επιστρέψει ξανά.
Εν τω μεταξύ, η πλοήγηση ημερομηνιών σάς επιτρέπει να μεταβείτε σε οποιαδήποτε ημέρα, προηγούμενη ή παρούσα, και να μετακινηθείτε μία ημέρα/εβδομάδα/μήνα προς τα εμπρός ή προς τα πίσω. Όταν όλο αυτό το ταξίδι στο χρόνο γίνει εξαντλητικό, κάντε κλικ στο «Σήμερα» για να επαναφέρετε την άποψή σας στο παρόν.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Color Legend
Κάθε κράτηση αντιπροσωπεύεται από μια έγχρωμη γραμμή στη σελίδα του ημερολογίου που εκτείνεται για να συμπληρώσει τις ημερομηνίες παραμονής τους στη γραμμή χρόνου. Αυτές οι ράβδοι κράτησης μπορούν να προσαρμοστούν μέσα από το “Color Legend and Customization”.
- Οι ράβδοι μπορούν να χρησιμοποιούν διάφορες μορφές για να εμφανίζουν το όνομα του επισκέπτη, το όνομα του επισκέπτη, την εταιρεία και τον αριθμό των επισκεπτών.
- Το χρώμα της γραμμής κράτησης αλλάζει ανάλογα με την κατάστασή της (Νέο/Μη επιβεβαιωμένο, Επιβεβαιωμένο, Check-in και Check-out) και το καθένα μπορεί να προσαρμοστεί με μια επιλογή χρωμάτων.
Σχεδιασμένο για έλλειψη όρασης χρώματος
– 1 στους 12 άνδρες και 1 στις 200 γυναίκες έχουν κάποιας μορφής Έλλειψη όρασης χρώματος (CVD), που μερικές φορές αναφέρεται ως αχρωματοψία.3
– Συνολικά, 300 εκατομμύρια άνθρωποι παγκοσμίως έχουν καρδιαγγειακή νόσο.3
– Επιλέξαμε τα χρώματα που είναι διαθέσιμα στη σελίδα ημερολογίου έχοντας υπόψη όλους τους κοινούς τύπους CVD. Τα προεπιλεγμένα χρώματα είναι ιδανικά, αλλά όλες οι στήλες στον εναλλάκτη χρωμάτων έχουν σχεδιαστεί για να διακρίνονται.
– Αυτό το κινούμενο σχέδιο μιμείται τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται οι επιλογές χρώματος με διάφορες μορφές CVD
Πώς διαχειρίζεται το Ημερολόγιο τις μονάδες και τις κρατήσεις;
Η σελίδα ημερολογίου κάνει περισσότερα από απλά να μεταφέρει πληροφορίες – είναι επίσης ένα αποτελεσματικό εργαλείο για να κάνετε τα πράγματα. Το 89% του προσωπικού του ξενοδοχείου που ερωτήθηκε είπε ότι η τεχνολογία τους βοήθησε να επιτύχουν τους στόχους τους αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα4. Η σελίδα ημερολογίου Sirvoy δεν αποτελεί εξαίρεση – την έχουμε δημιουργήσει για αποτελεσματικότητα και απλότητα.
Εδώ είναι μερικοί από τους αγαπημένους μας τρόπους για να το χρησιμοποιήσουμε σωστά.
Πώς να δημιουργήσετε κρατήσεις στη σελίδα ημερολογίου
Το πιο σημαντικό έργο για έναν ξενοδόχο μπορεί να επιτευχθεί απευθείας από το ημερολόγιο.
Δημιουργία νέας κράτησης:
- Κάντε κλικ στη διασταύρωση μεταξύ της ημερομηνίας check-in και της μονάδας.
- Συμπληρώστε τον αριθμό επισκεπτών και επιλέξτε ημερομηνία αναχώρησης.
- Κάντε κλικ στο “Αναζήτηση”
Αυτό θα ανοίξει τη μηχανή κρατήσεων με προσυμπληρωμένα όλα τα παραπάνω δεδομένα. Από εδώ, η διαδικασία προχωρά κανονικά – επιλέξτε τυχόν πρόσθετες μονάδες ή πρόσθετα, συμπληρώστε τα στοιχεία των επισκεπτών και πατήστε “Κράτηση τώρα”. Η νέα σας κράτηση θα εμφανιστεί στη σελίδα του ημερολογίου με τις επιλεγμένες ημερομηνίες και μονάδες.
Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στις Γρήγορες προβολές κράτησης
Τώρα που υπάρχει η κράτησή μας, πώς μπορούμε να μάθουμε περισσότερα για αυτήν; Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε τη Γρήγορη προβολή κρατήσεων, η οποία θα σας δώσει μια σύνοψη όλων των πιο σημαντικών λεπτομερειών:
- Τρέχουσα κατάσταση
- Ραντεβού παραμονής
- Στοιχεία επισκέπτη
- Πηγή κράτησης
- Συνολικό κόστος και κατάσταση πληρωμής
- Σχόλια και σημειώσεις
Οι αλλαγές μπορούν να γίνουν απευθείας από το QuickView σε:
- Κατάσταση κράτησης
- Ραντεβού παραμονής
- Στοιχεία επισκέπτη
Επιπλέον, αν θέλετε να κάνετε μια κράτηση να ξεχωρίζει, μπορείτε να της ορίσετε ένα έγχρωμο αστέρι από τη γρήγορη προβολή. Για ακόμη πιο λεπτομερείς πληροφορίες και επεξεργασία, μεταβείτε στις πλήρεις πληροφορίες της κράτησης με το “Εμφάνιση αυτής της κράτησης”.
Πώς να ανταλλάξετε μονάδες στη σελίδα ημερολογίου
Ξεχάσατε ότι ο επισκέπτης ζήτησε υψηλό όροφο; Συμβαίνει όλη την ώρα. Εάν μια κράτηση δεν είναι εκεί που θα έπρεπε, διορθώνεται εύκολα.
Αλλάξτε μια κράτηση σε άλλη μονάδα:
- Κάντε κλικ στη γραμμή κρατήσεων για να ανοίξετε τη γρήγορη προβολή.
- Κάντε κλικ και σύρετε τη γραμμή κράτησης στη νέα μονάδα.
- Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση».
Εάν υπάρχει ήδη κράτηση εκεί, οι δύο θα ανταλλάξουν μονάδες.
Μερικές φορές η νέα μονάδα θα έχει διαφορετική τιμή από την παλιά. Για να προσαρμόσετε αυτόματα το συνολικό κόστος του επισκέπτη, επιλέξτε “Ανανέωση τιμών δωματίου (και τιμές για επιπλέον παροχές) στην κράτηση” πριν από την αποθήκευση. Διαφορετικά, η κράτηση θα διατηρήσει την αρχική τιμή.
Πώς να αποκλείσετε μονάδες στη σελίδα ημερολογίου
Έχετε μερικές μονάδες εκτός προμήθειας για συντήρηση ή μια απρόσκλητη μητέρα αρκούδα που επισκέπτεται το κάμπινγκ σας; Με λίγα μόνο κλικ, μπορεί να αποκλειστεί η κράτηση αυτών των μονάδων.
Αποκλεισμός κρατήσεων:
- Κάντε κλικ στο όνομα της μονάδας.
- Κάντε κλικ στο «Αποκλεισμός χρονικής περιόδου»
- Συμπληρώστε έναν λόγο και επιλέξτε τις ημερομηνίες που θα αποκλειστούν.
- Κάντε κλικ στο “OK”
Άλλες χρήσιμες λειτουργίες ημερολογίου
Η σελίδα του ημερολογίου έχει μερικές ακόμη εκπλήξεις που θα κάνουν τις μέρες σας πιο εύκολες.
Πώς να κάνετε μια σημείωση για συγκεκριμένες ημερομηνίες
Για να επισημάνετε ειδικές περιστάσεις, διατηρήστε λίστες αναμονής ή για εκείνες τις στιγμές που χρειάζεστε απλώς ένα ξύλινο pad – σας έχουμε καλύψει.
Σημειώνω:
- Κάντε κλικ απευθείας στην ημερομηνία.
- Πληκτρολογήστε τη σημείωσή σας στο πεδίο κειμένου.
- Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση».
Οι ημερομηνίες με νότες θα έχουν ένα μικρό κόκκινο τρίγωνο, ώστε να μην ξεχνάτε ότι είναι εκεί.
Πώς να εκτυπώσετε ένα πρόσθετο PDF
Εάν έχετε έναν αριθμό περιορισμένων πρόσθετων στοιχείων, υπάρχει μια εύκολη δυνατότητα να κρατάτε αρχείο για τον τρόπο κράτησης τους.
Δημιουργήστε ένα πρόσθετο PDF:
- Κάντε κλικ στον αριθμό των επιπλέον κρατήσεων σε μια δεδομένη ημερομηνία.
- Κάντε κλικ είτε “Λίστα PDF ανά ημερομηνία” ή “Λίστα PDF κατά κράτηση”
Σε μια άλλη καρτέλα θα εμφανιστεί αυτόματα ένα PDF με επισκόπηση του τρόπου κράτησης των πρόσθετων στοιχείων σας για εκείνη την ημέρα. Από εκεί μπορείτε να το κατεβάσετε ή να το εκτυπώσετε όπως απαιτείται.
Μάθετε περισσότερα για τη σελίδα ημερολογίου
Για μια ακόμη πιο αναλυτική περιήγηση στη σελίδα του ημερολογίου:
- Διαβάστε το άρθρο υποστήριξης ημερολογίου μας.
- Στείλτε μας μια γραμμή και η ομάδα υποστήριξής μας θα χαρεί να σας εξηγήσει πώς να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις λειτουργίες που συζητούνται εδώ.
Βιβλιογραφικές αναφορές:
1. Steve Deane, Stratosjets (Πάνω από 60 Στατιστικά Ταξιδιωτικών Κρατήσεων στο Διαδίκτυο2022)
2. Δυναμικό σήμα (Μελέτη Κατάστασης Επικοινωνίας και Δέσμευσης Εργαζομένων2019)
3. Colourblindawareness.org (Σχετικά με την αχρωματοψία2022)
4. Λειτουργίες ξενοδοχείου (Έρευνα Τεχνολογίας Ξενοδοχείου2022)
