Αναζητάτε θέσεις εργασίας εικονικού βοηθού και έχετε τελικά εντοπίσει τον κατάλληλο ειδικό από την επιχείρησή σας; Είναι σημαντικό να προετοιμαστείτε επαρκώς πριν τους προσλάβετε. Ένα από τα πράγματα που πρέπει να κάνετε είναι να αποκτήσετε τα κατάλληλα εργαλεία για να βοηθήσετε εσάς και τον εικονικό βοηθό να εργαστείτε αποτελεσματικά.
Εάν εξοπλιστείτε καλά με τα κατάλληλα εργαλεία, μπορείτε να κάνετε τη διαδικασία πρόσληψης πιο διαχειρίσιμη για εσάς και τον εικονικό βοηθό.
Επομένως, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αποκτήσετε τα ακόλουθα εργαλεία.
Google Drive
Αντί να βασίζεστε μόνο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για την κοινή χρήση αρχείων, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε πιο αποτελεσματικά εργαλεία διαχείρισης, όπως το Google Drive. Αυτό επιτρέπει σε εσάς και τον εικονικό βοηθό σας να χειρίζεστε αρχεία με ευκολία.
Δεδομένου ότι το Google Drive μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί με τα έγγραφα Google, μπορεί να βοηθήσει στην αυτόματη αποθήκευση αρχείων έτσι ώστε να μην είναι κρίσιμο τα έγγραφα χάνονται. Μπορείτε ακόμη να δημιουργήσετε υπολογιστικά φύλλα και να τα μοιραστείτε με τον εικονικό βοηθό μέσω αυτού του εργαλείου.
Μόλις εγγραφείτε στο Google Drive, θα λάβετε δωρεάν αποθηκευτικό χώρο περίπου 15 GB.
Ανίπταμαι διαγωνίως
Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε συναντήσεις με τον εικονικό βοηθό σας, μπορείτε να το κάνετε μέσω αυτού του εργαλείου. Αυτό είναι ένα ολοκληρωμένο εργαλείο βίντεο που μπορεί να σας δώσει πρόσβαση σε πολλές χρήσιμες λειτουργίες. Η χρήση του ζουμ μπορεί να σας βοηθήσει να απολαύσετε μια βελτιωμένη εμπειρία τηλεδιάσκεψης χάρη στις διαθέσιμες προσαρμόσιμες επιλογές.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για τη διεξαγωγή διαδικτυακών συναντήσεων και την ανταλλαγή ομαδικών μηνυμάτων όταν αναθέτετε υπηρεσίες από διαφορετικά άτομα. Είναι ένα φιλικό προς τον χρήστη εργαλείο συνεργασίας που χρησιμοποιούν πολλοί επιχειρηματίες που εργάζονται με εικονικούς βοηθούς.
Dropbox
Αυτό είναι επίσης ένα απαραίτητο εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει διαχειριστείτε τα αρχεία σας εύκολα. Μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε πιο οργανωμένοι και να συντονιστείτε καλά με τον εικονικό σας βοηθό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για την αποθήκευση γραφικών, ηλεκτρονικών βιβλίων, ακόμη και φωτογραφιών. Σας επιτρέπει να μοιράζεστε διαφορετικά στοιχεία και φακέλους με τον εικονικό σας βοηθό.
Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε όλα τα αρχεία που χρειάζεστε χρησιμοποιώντας διάφορες συσκευές, ακόμη και όταν δεν είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο. Η χρήση του Dropbox σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα να παραμένετε ενημερωμένοι. Το εργαλείο μπορεί να σας βοηθήσει να λαμβάνετε σημαντικές ειδοποιήσεις για να αποφύγετε να ξεχάσετε ορισμένα πράγματα όταν έχετε ένα φορτωμένο πρόγραμμα.
Εάν δεν σας ενδιαφέρει να πραγματοποιήσετε τηλεδιάσκεψη με τον εικονικό βοηθό σας, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε να επικοινωνείτε συχνά μαζί του, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το WhatsApp. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει να παραμένετε σε επαφή με τον εικονικό βοηθό σας. Μπορείτε ακόμη και να το χρησιμοποιήσετε καλά όταν και οι δύο εργάζεστε σε μεμονωμένα έργα μαζί.
Αντί να στέλνετε email στον εικονικό βοηθό όταν χειρίζεστε μια κοινή εργασία, μπορείτε να του στέλνετε φωνητικά μηνύματα μέσω του WhatsApp. Είναι ένας ευκολότερος τρόπος να μεταδώσετε το μήνυμά σας στην ομάδα σας.
Lastpass
Μία από τις σημαντικές ανησυχίες που έχουν πολλοί άνθρωποι όταν μετακινούν τις επιχειρήσεις τους στο Διαδίκτυο είναι η ασφάλεια. Καθώς σκέφτεστε να εργαστείτε με έναν εικονικό βοηθό εδώ πέραπρέπει να αποκτήσετε ένα εργαλείο για να ενισχύσετε την ασφάλεια.
Το Lastpass είναι ένα κρίσιμο εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να μοιραστείτε και να αποθηκεύσετε ευαίσθητες λεπτομέρειες με έναν εικονικό βοηθό. Αυτό το εργαλείο σάς δίνει τη δυνατότητα να αποθηκεύετε κωδικούς πρόσβασης και ονόματα χρήστη με μεγαλύτερη ασφάλεια.
Paperport
Μπορείτε επίσης να οργανώσετε όλα τα έγγραφά σας τακτοποιημένα σε μια εικονική επιφάνεια εργασίας με τη βοήθεια του Paperport. Αυτό είναι ένα χρήσιμο εργαλείο που πρέπει να έχει κάθε ιδιοκτήτης επιχείρησης που εργάζεται με εικονικό βοηθό. Το εργαλείο σάς επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε διαφορετικά έγγραφα με τον εικονικό σας βοηθό.
Το Paperport επιτρέπει επίσης σε εσάς και τον εικονικό βοηθό να επεξεργάζεστε αρχεία PDF με διαφορετικούς τρόπους, όπως προσθήκη κειμένου, επισήμανση κρίσιμων περιοχών ή διαγραφή ορισμένων λέξεων. Αυτό το εργαλείο επιτρέπει σε εσάς και τον εικονικό βοηθό να εργάζεστε σε διαφορετικά έγγραφα σε ηλεκτρονικό περιβάλλον χωρίς να σπαταλάτε χαρτιά ή να τα σαρώνετε επανειλημμένα.
Ασύρματο ρούτερ
Πριν προσλάβετε έναν εικονικό βοηθό, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχετε επενδύσει σε έναν ασύρματο δρομολογητή. Αυτό είναι ένα χρήσιμο εργαλείο που μπορεί να σας προσφέρει μια ισχυρή και αξιόπιστη σύνδεση στο Διαδίκτυο, έτσι ώστε να μπορείτε εύκολα να μοιράζεστε αρχεία με τον εικονικό σας βοηθό ή ακόμα και να τα κάνετε βιντεοδιάσκεψη χωρίς προβλήματα όπως κακή σύνδεση στο διαδίκτυο.
Βεβαιωθείτε ότι αγοράσατε έναν δρομολογητή που χειρίζεται σύνδεση διπλής ζώνης, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιείτε διαφορετικές συσκευές ταυτόχρονα. Εάν σκοπεύετε να πραγματοποιήσετε κλήσεις Skype στον εικονικό σας βοηθό, θα πρέπει να αναζητήσετε έναν δρομολογητή που να διαθέτει ρυθμίσεις QoS.
