Η ρεσεψιόν είναι ο κόμβος του ξενοδοχείου σας. Είναι όπου χαιρετάτε τους επισκέπτες και κάνετε κρατήσεις. Είναι ο εγκέφαλος που οργανώνει τη φροντίδα του σπιτιού και το ημερολόγιό σας.
Αλλά η ρεσεψιόν σας δεν είναι απλώς ένα έπιπλο. Πρέπει να είναι ψηφιακό καθώς και σωματική. Αυτές οι δύο πλευρές που συνεργάζονται είναι το κλειδί για τη μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας.
Το Sirvoy είναι όπου ευδοκιμεί η ψηφιακή σας ρεσεψιόν. Οι λειτουργίες της ρεσεψιόν μας κάνουν τη διαχείριση του ξενοδοχείου σας εύκολη, από οποιαδήποτε συσκευή, οπουδήποτε χρειάζεστε. επί τόπου ή ακόμα και στην άνεση του σπιτιού σας.
Είτε είστε επαγγελματίας του Sirvoy είτε μόλις ξεκινάτε τη συνεργασία σας μαζί μας, αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες της ρεσεψιόν στο Sirvoy, πώς να τις αξιοποιήσετε στο έπακρο και τα οφέλη που προσφέρουν τόσο σε εσάς όσο και στους καλεσμένους σας.
Νέος στο Sirvoy;
Δοκιμάστε μια δωρεάν δοκιμή 14 ημερών και δοκιμάστε όλες τις δυνατότητες του Sirvoy Pro.
Ακολουθήστε τον οδηγό εγκατάστασης και αρχίστε να δέχεστε κρατήσεις σε λίγα λεπτά.
Τι είναι το λογισμικό ρεσεψιόν;
Το λογισμικό ρεσεψιόν είναι η τεχνολογία που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις φιλοξενίας για να εκτελούν τις καθημερινές τους δραστηριότητες. Επιταχύνει τη διαχείριση εργασιών, τις επικοινωνίες επισκεπτών, την τήρηση αρχείων και πολλά άλλα. Αποτελεί βασικό συστατικό των Συστημάτων Διαχείρισης Φιλοξενίας (HMS) όπως το Sirvoy.
Το HMS περιλαμβάνει επίσης:
- Διευθυντές καναλιών
- Μηχανές κρατήσεων
- Ενότητες πληρωμών
- Κι αλλα!
Πώς ωφελεί το λογισμικό της ρεσεψιόν μου για τη φιλοξενία;
Οι βασικές εργασίες είναι αυτοματοποιημένες και βελτιστοποιημένες με λογισμικό ρεσεψιόν – μειώνοντας τα σφάλματα και αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα. Αυτό που κάποτε χρειαζόταν ώρες (ακόμα και ημέρες) μπορεί να επιτευχθεί με ένα μόνο κλικ. Ο χρόνος που σας εξοικονομεί το Sirvoy είναι χρόνος που μπορείτε να επανεπενδύσετε στη φροντίδα των καλεσμένων σας.
- Βελτιώνει την Αποδοτικότητα – Αυτοματοποιώντας χρονοβόρες εργασίες.
- Μειώνει τα σφάλματα – Χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένες διαδικασίες υψηλής ακρίβειας.
- Μειώνει το κόστος – Μειώνοντας τον φόρτο εργασίας για εσάς και το προσωπικό σας.
«Μετάξαμε στο Sirvoy πέρυσι και λατρεύουμε πόσο φιλικό και περιεκτικό είναι. Μετά από έρευνα πολλών συστημάτων κρατήσεων Sirvoy ήταν το μόνο ένα που κάλυπτε όλες τις ανάγκες μας και δεν θα μπορούσαμε να είμαστε πιο ευτυχισμένοι».
– Jenna Fisher, Ιδιοκτήτρια του Whispering Springs Wilderness Retreat στο Grafton του Καναδά.
Πώς σας βοηθούν οι τέσσερις κορυφαίες λειτουργίες της ρεσεψιόν του Sirvoy;
Το σύστημα της ρεσεψιόν μας προσφέρει μεγάλη γροθιά. ας σας δείξουμε τους μεγάλους χτυπητές.
- Πώς να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε κρατήσεις στο Sirvoy
- Πώς να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα ημερολογίου του Sirvoy
- Πώς να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα μονάδων του Sirvoy και τις λειτουργίες καθαριότητας
- Πώς να επικοινωνήσετε με τους επισκέπτες με το Sirvoy
1. Πώς να δημιουργήσετε και να τροποποιήσετε κρατήσεις στο Sirvoy
Οι νέες κρατήσεις είναι η ψυχή των ξενοδοχείων. Οι επισκέπτες μπορούν να τα δημιουργήσουν χρησιμοποιώντας το δικό σας μηχανή κρατήσεων ή μέσω καναλιών κρατήσεων, όπως Expedia, Booking.com και πολλά άλλα. Συνδέστε το Sirvoy σε αυτά τα κανάλια και οι κρατήσεις που δημιουργούν οι καλεσμένοι σας θα εγγραφούν αυτόματα στο Sirvoy.
Αλλά το 40% των κρατήσεων δημιουργείται από εσάς και το προσωπικό σας στη ρεσεψιόν – κάτι που είναι εξαιρετικό για επαγγελματικούς λόγους. Οι κρατήσεις που γίνονται απευθείας μαζί σας είναι χωρίς προμήθεια.
Πώς να δημιουργήσετε κρατήσεις
Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο μια κράτηση στο Sirvoy.
Στο Νέα σελίδα κρατήσεων
- Επιλέξτε τις ημερομηνίες check-in και check-out στο αναπτυσσόμενο μενού ημερολογίου
- Καθορίστε τον αριθμό των καλεσμένων
- Κάντε κλικ στην «Αναζήτηση» για να δείτε όλες τις διαθέσιμες μονάδες που πληρούν την ημερομηνία και τον αριθμό των επισκεπτών
- Επιλέξτε τη μονάδα που θα ήθελε ο επισκέπτης και επιλέξτε τυχόν πρόσθετα
- Κάντε κλικ στο “Επόμενο βήμα”
- Συμπληρώστε τα στοιχεία των επισκεπτών
- Κάντε κλικ στο «Κράτηση τώρα»
Στο Σελίδα ημερολογίου
- Κάντε κλικ στη διασταύρωση μεταξύ της μονάδας που θέλετε και της ημερομηνίας check-in.
- Καθορίστε τον αριθμό των επισκεπτών και την ημερομηνία αναχώρησης.
- Κάντε κλικ στην «Αναζήτηση» για να ανοίξετε μια συντόμευση για μια νέα κράτηση με προσυμπληρωμένα τα παραπάνω δεδομένα.
- Προσαρμόστε τις προσυμπληρωμένες επιλογές εάν χρειάζεται και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Επόμενο βήμα»
- Συμπληρώστε τα στοιχεία των επισκεπτών
- Κάντε κλικ στο «Κράτηση τώρα»
Τρόπος τροποποίησης κρατήσεων
Τα ξενοδοχεία είναι δυναμικά – όλα είναι σε κίνηση. Μόλις υπάρξει κράτηση, οι αλλαγές είναι αναπόφευκτες. Μερικές φορές οι επισκέπτες ακυρώνουν, θέλουν να μετακινήσουν δωμάτια, να παρατείνουν τη διαμονή τους ή να ζητήσουν οποιεσδήποτε άλλες τροποποιήσεις.
Για να χειριστείτε αυτές τις αλλαγές, μεταβείτε στη σελίδα λεπτομερειών κράτησης για κάθε κράτηση.
Για πρόσβαση σε μια σελίδα λεπτομερειών κράτησης:
Από τη σελίδα λεπτομερειών κράτησης μπορείτε:
Ρυθμίστε ειδοποιήσεις για νέες κρατήσεις, ώστε να είναι εύκολο να ενημερώνεστε για τις επερχόμενες αφίξεις.
Η ταξινόμηση μέσω ενός τεράστιου σωρού κρατήσεων είναι ένα ωραίο πρόβλημα, αλλά μπορεί να εξακολουθεί να είναι πρόβλημα. Έτσι, καταφέραμε να αναζητήσουμε κρατήσεις στον πίνακα ελέγχου ή στη σελίδα κρατήσεων.
2. Πώς να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα ημερολογίου του Sirvoy
Η σελίδα ημερολογίου Sirvoy έχει σχεδιαστεί με γνώμονα την αποτελεσματικότητα. Το 85% των εργαζομένων λέει ότι αφιερώνει 1 έως 2 ώρες κάθε μέρα αναζητώντας τις πληροφορίες που χρειάζονται.1 Με τη σελίδα ημερολογίου, οι πιο σημαντικές πληροφορίες για το κατάλυμά σας βρίσκονται σε ένα μέρος που μπορείτε να βρείτε εύκολα.
Με μια ματιά, παρέχει μια επισκόπηση των:
- Κρατήσεις
- Μονάδες
- Περιορισμένος αριθμός έξτρα
- Νοικοκυριό
Αλλά ξεπερνά αυτό. Η σελίδα ημερολογίου είναι γεμάτη με λειτουργίες που διευκολύνουν την προβολή, την οργάνωση και την τροποποίηση αυτών των δεδομένων.
Εμφάνιση δεδομένων:
Διαχείριση κρατήσεων και μονάδων
Δεδομένα οργάνωσης:
3. Πώς να χρησιμοποιήσετε τη σελίδα Units του Sirvoy και τις λειτουργίες νοικοκυριού
Η σελίδα των μονάδων επισκόπηση της κατάστασης των μονάδων σας—είτε πρόκειται για δωμάτια, κάμπινγκ, γιούρτες ή οποιοδήποτε άλλο είδος καταλύματος. Για οποιαδήποτε δεδομένη ημέρα, μπορείτε να δείτε τις τρέχουσες λεπτομέρειες κράτησης για τις μονάδες σας και την κατάσταση των δραστηριοτήτων καθαρισμού τους.
Δεν έχετε εγκαταστήσει ακόμη μονάδες;
-Ρίξτε μια ματιά στον οδηγό εγκατάστασης για να μάθετε τα βασικά μέσα σε λίγα λεπτά.
Πλοήγηση στη σελίδα Units
Εξερευνήστε τη σελίδα των μονάδων με δύο τρόπους.
Πλοήγηση ημερομηνίας
Χρησιμοποιήστε τη σελίδα των μονάδων για να ελέγξετε τη δραστηριότητα του ξενοδοχείου σε πραγματικό χρόνο – έχει καθαριστεί το δωμάτιο 101; Ποιος μένει στο δωμάτιο 102; Το 203 έκανε check out ακόμα; Αλλά χρησιμοποιήστε το επίσης για να δείτε τις προηγούμενες και μελλοντικές συνθήκες.
Χρησιμοποιήστε το εργαλείο πλοήγησης για να μετακινηθείτε προς τα εμπρός ή προς τα πίσω μια μέρα τη φορά ή κάντε κλικ στο “Επιλογή” για να προβάλετε μια συγκεκριμένη ημέρα στο παρελθόν ή στο μέλλον.
Καρτέλες και φίλτρα
Δείτε μόνο αυτό που θέλετε περιορίζοντας ό,τι εμφανίζεται με δύο μεθόδους.
Χρησιμοποιήστε καρτέλες για να διαλέξετε:
- Όλες οι μονάδες
- Μονάδες σε χρήση
- Check-in
- Check-out
- Διαμονές
- Λίστα εκκένωσης
Χρησιμοποιήστε φίλτρα για να περιορίσετε περαιτέρω τις μονάδες με:
- Κατηγορία
- Κατάσταση καθαρισμού
- Τύπος δωματίου
Χρήση λειτουργιών καθαριότητας στη σελίδα των μονάδων
Η καθαριότητα έχει τεράστιο αντίκτυπο στην ικανοποίηση των επισκεπτών. Το 86% των επισκεπτών του ξενοδοχείου ανέφερε την καθαριότητα ως το κορυφαίο κριτήριό τους όταν διαβάζουν κριτικές στο διαδίκτυο.2 Για να διαχειριστείτε αβίαστα τον καθαρισμό και άλλες σημαντικές εργασίες, μην ψάξετε πέρα από τη σελίδα των μονάδων.
Ρύθμιση και παρακολούθηση εργασιών καθαριότητας:
Χρήση της σελίδας Μονάδες σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης
Αν και ελπίζουμε ότι δεν θα γίνει ποτέ, ως καλός οικοδεσπότης είναι δική σας ευθύνη να κρατάτε τους επισκέπτες ασφαλείς σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.
Η λίστα εκκένωσης, στην οποία έχετε πρόσβαση στη σελίδα των μονάδων, έχει ένα ενημερωμένο αρχείο για κάθε κράτηση με check-in.
- Δείτε το επιλέγοντας την καρτέλα “Λίστα εκκένωσης”.
- Λάβετε ένα εκτυπώσιμο PDF της λίστας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του εκτυπωτή ενώ είναι επιλεγμένη η καρτέλα “Λίστα εκκένωσης”.
- Αλλάξτε τη μορφή της λίστας εκκένωσης κάνοντας κλικ στο γρανάζι ρυθμίσεων.
4. Πώς να επικοινωνήσετε με επισκέπτες στο Sirvoy
Οι επισκέπτες αναμένουν σαφή επικοινωνία. Το 88% των πελατών λένε ότι εμπειρία μια επιχείρηση που παρέχει είναι εξίσου σημαντική με το προσφερόμενο προϊόν.3
Για να παρέχετε την καλύτερη εμπειρία πελάτη στους καλεσμένους σας – το Sirvoy διευκολύνει την ψηφιακή επικοινωνία.
Τρόπος χρήσης προτύπων για την αυτοματοποίηση της επικοινωνίας επισκεπτών
Τα πρότυπα κάνουν την τακτική επικοινωνία με τους επισκέπτες σχεδόν αβίαστη. Δημιουργήστε πρότυπα με προκαθορισμένα μηνύματα και προκαθορισμένους χρόνους αποστολής που μπορούν να σβήσουν αυτόματα χωρίς ανθρώπινη συνεισφορά.
Οπως:
- Email επιβεβαίωσης για κρατήσεις ή ακυρώσεις.
- Έρευνες ή κουπόνια που αποστέλλονται μετά το check-out.
- Υπενθυμίσεις σχετικά με τις διαδικασίες ασφάλειας και καθαριότητας αποστέλλονται πριν από το check-in.
- Οδηγοί τοπικών αξιοθέατων αποστέλλονται μετά την κράτηση για να βοηθήσουν τους επισκέπτες να προγραμματίσουν το ταξίδι τους.
Τα αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που βασίζονται σε κατηγορίες τύπων δωματίου μπορούν να βοηθήσουν στην περαιτέρω προσαρμογή των μηνυμάτων σας.
Για να δημιουργήσετε ένα πρότυπο:
- Παω σε Ρυθμίσεις -> Γλώσσα & Κείμενα.
- Στην ενότητα “Πρότυπα email” ή “Πρότυπα SMS”, κάντε κλικ στην επιλογή “Προσθήκη νέου προτύπου”.
- Ονομάστε το πρότυπο για εσωτερική χρήση.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού «Αυτόματη αποστολή», επιλέξτε τις συνθήκες για την αυτόματη αποστολή του προτύπου.
- Συμπληρώστε το περιεχόμενο του μηνύματος για κάθε γλώσσα.
- Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση».
Χρειάζεστε έμπνευση; Δημιουργήσαμε δείγματα προτύπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως σημείο εκκίνησης.
Πώς να στείλετε μη αυτόματα ένα email ή ένα SMS στους επισκέπτες
Επικοινωνήστε με τους επισκέπτες απευθείας από τη σελίδα λεπτομερειών κράτησης.
Για πρόσβαση σε μια σελίδα λεπτομερειών κράτησης
Μέσα σε μια σελίδα λεπτομερειών κράτησης:
- Κάντε κλικ στην επιλογή «Αποστολή email» ή «Αποστολή SMS». Εάν υπάρχει ήδη μια διεύθυνση email ή ένας αριθμός τηλεφώνου για την κράτηση, θα συμπληρωθούν αυτόματα.
- Επιλέξτε ένα πρότυπο στο αναπτυσσόμενο μενού “Επιλογή προτύπου” ή πληκτρολογήστε το περιεχόμενο.
- Κάντε κλικ στο κουμπί αποστολή όταν είστε έτοιμοι.
Τα απεσταλμένα μηνύματα καταγράφονται στην ενότητα “Ιστορικό” μιας σελίδας λεπτομερειών κράτησης. Από εκεί μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση του μηνύματος, να δείτε ποιος το έστειλε, πότε στάλθηκε και αν ελήφθη.
Μπορείτε επίσης να:
Πώς να εξατομικεύσετε τις επικοινωνίες επισκεπτών
Ακριβώς επειδή τα μηνύματά σας είναι αυτόματα δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι ρομποτικά.
Χρησιμοποιήστε το όνομα του επισκέπτη σας, το συγκεκριμένο δωμάτιο που έκανε κράτηση, τις ημερομηνίες διαμονής του και πολλά άλλα για να δημιουργήσετε ένα εξατομικευμένο μήνυμα.
- Οι καλεσμένοι σας θέλουν να νιώθουν ξεχωριστοί! Το 62% των καταναλωτών είναι «ευτυχισμένοι» και «ενθουσιασμένοι» που απαντούν σε ένα εξατομικευμένο μήνυμα.4
- Είναι καλό για μάρκετινγκ. Τα email με εξατομικευμένες γραμμές θέματος ανοίγουν περισσότερο από το διπλάσιο.5
Αλλά πώς μπορείτε να τα κάνετε όλα αυτά χωρίς χρονοβόρα επεξεργασία;
Οι κωδικοί κράτησης θέσης του Sirvoy σας καλύπτουν. Εισάγοντας τον κωδικό κράτησης θέσης στα πρότυπά σας, το Sirvoy θα ανακτήσει αυτόματα τις πληροφορίες που ταιριάζουν και θα τις τοποθετήσει στο μήνυμα.
Κωδικός κράτησης θέσης σε ένα πρότυπο:
Αγαπητέ %firstname% %lastname%,
Σας ευχαριστούμε για την κράτησή σας!
Κωδικός κράτησης θέσης σε δράση:
Αγαπητέ Carl Anderson,
Σας ευχαριστούμε για την κράτησή σας!
Το κείμενο βοήθειας στη σελίδα δημιουργίας προτύπου παραθέτει τους δεκάδες διαθέσιμους κωδικούς κράτησης θέσης.
Μείνετε ενημερωμένοι με τις δυνατότητες του Sirvoy
Η ρεσεψιόν του Sirvoy είναι γεμάτη με χαρακτηριστικά – και το βελτιώνουμε τακτικά. Εγγραφείτε στο ενημερωτικό μας δελτίο στην κορυφή του ιστολογίου Sirvoy για να παρακολουθείτε τις τελευταίες εξελίξεις.
Το ενημερωτικό δελτίο Sirvoy σας δίνει:
- Οι πιο πρόσφατες ενημερώσεις λειτουργιών
- Εύκολη πρόσβαση στο νεότερο περιεχόμενό μας
- Προσκλήσεις για εκπαιδευτικό διαδικτυακό σεμινάριο
- Κι αλλα!
Βιβλιογραφικές αναφορές:
1. Δυναμικό σήμα (Μελέτη Κατάστασης Επικοινωνίας και Δέσμευσης Εργαζομένων2019)2. American Hotel & Lodging Association (Κατάσταση της Ξενοδοχειακής Βιομηχανίας2021)
3. Salesforce (Κατάσταση του Συνδεδεμένου Πελάτη2022)
4. Έρευνα Δυναμικής Απόδοσης (Κατάσταση εξατομίκευσης στο email2020)
5. Klenty (Εξατομικεύστε τις γραμμές θεμάτων για να διπλασιάσετε τις κρύες τιμές ανοίγματος του email σας [Original Study]2022)
