Ένας νέος χώρος εργασίας δεν αποτελεί εγγύηση

Η εποχή που ο μέσος εργαζόμενος της γνώσης σηκωνόταν το πρωί, έκανε ντους και πρωινό και μετά κατευθυνόταν στο γραφείο από προεπιλογή, έχει περάσει προ πολλού. Στο εξής, ο μέσος εργαζόμενος με γνώσεις θα ψάχνει έναν λόγο για να κάνει την προσπάθεια να μετακινηθεί στο γραφείο τη συγκεκριμένη ημέρα. Αυτό σημαίνει ότι τα γραφεία πρέπει να είναι μέρη στα οποία θέλουν πραγματικά να πάνε οι εργαζόμενοι.

Σε ορισμένες πτυχές, όπως η υπερηφάνεια των εργαζομένων για τον χώρο εργασίας τους, είναι πολύ πιθανό να λάβετε υψηλότερο ποσοστό έγκρισης εργαζομένων, αλλά εάν το γραφείο δεν έχει σχεδιαστεί για να ανταποκρίνεται στις ανάγκες των εργαζομένων, ο χώρος εργασίας μπορεί να μην κάνει αυτό που πραγματικά σημαίνει να κάνει.

Εξετάσαμε τους χώρους εργασίας με τουλάχιστον 50 απαντήσεις που έχουμε μετρήσει μετά την κατάληψη, δηλαδή, όπου έχουν συλλεχθεί τα δεδομένα μετά την ολοκλήρωση ενός προγράμματος αλλαγής χώρου εργασίας. Από τους 447 χώρους εργασίας, ένα ενθαρρυντικό 45% πέτυχε να προσφέρει στους εργαζομένους μια εξαιρετική εμπειρία, με αποτέλεσμα τη βαθμολογία Lmi 70 και άνω – που ονομάζουμε χώρους εργασίας «καταλύτες».

Ωστόσο, αυτό αφήνει το 55% να προσφέρει κάτι λιγότερο από μια εξαιρετική εμπειρία (Lmi <70), κάτι που είναι απογοητευτικό λαμβάνοντας υπόψη τους πόρους που θα είχαν διατεθεί σε μια αλλαγή στο χώρο εργασίας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για το 17% που κατέγραψε βαθμολογία εμπειρίας Lmi κάτω από το 60, τοποθετώντας το σε αυτό που θα ονομάζαμε την κατηγορία «εμποδιστής».

Μια σύγκριση μεταξύ των χώρων εργασίας του καταλύτη και του παρεμποδιστή μας δίνει μια ένδειξη για το ποιες μπορεί να είναι οι κύριες παγίδες κατά το σχεδιασμό ενός νέου χώρου εργασίας. Η μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ νέων χώρων εργασίας που επιτυγχάνουν να προσφέρουν στους χρήστες μια εξαιρετική εμπειρία, και εκείνων που αποτυγχάνουν, είναι η υποστήριξη δραστηριοτήτων που γνωρίζουμε ότι γενικά υποστηρίζονται καλά στο σπίτι, π.χ. σκέψη, προσωπικές ή επαγγελματικές εμπιστευτικές συνομιλίες. Με άλλα λόγια, δραστηριότητες που βασίζονται στην καλή ακουστική ιδιωτικότητα.

Έχοντας αυτό κατά νου, μπορεί να ακούγεται σαν μια δελεαστική πρόταση να παραδεχτούμε ότι αυτές οι δραστηριότητες γίνονται καλύτερα στο σπίτι ή αλλού, ενώ το γραφείο θα είναι εκεί για να υποστηρίξει τη συνεργασία και την αλληλεπίδραση. Τι γίνεται όμως με εκείνους τους υπαλλήλους που δεν έχουν καλή εμπειρία εργασίας αλλού και που πραγματικά κάνουν όλη τους τη δουλειά στο γραφείο; Και τι γίνεται με εκείνους τους υπαλλήλους που χρειάζονται κάποιο συγκεντρωμένο χρόνο μεταξύ των συναντήσεων για τις οποίες ήρθαν στο γραφείο;

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πιστεύουμε ότι ένα εξαιρετικό γραφείο θα χρειαστεί να υποστηρίζει διαφορετικούς τύπους δραστηριοτήτων, και στο μέλλον. Απλά πρέπει να έχετε κατά νου ότι αυτό δεν συμβαίνει αυτόματα, μόνο και μόνο επειδή έχετε επενδύσει σε ένα νέο fitout. Θα χρειαστείτε υποδομή που έχει σχεδιαστεί με βάση τις ανάγκες των εργαζομένων σας, γιατί διαφορετικά η επένδυση δεν θα αξίζει τον κόπο.

Η πραγματική μαγική σφαίρα;
Ένα από τα πράγματα που είναι ένας κοινός αγώνας σε νέους χώρους εργασίας, είναι τα επίπεδα θορύβου. Εάν υπάρχει μόνο ένα πρόβλημα που θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε και να επιδιορθώσετε αυτή τη στιγμή, προετοιμάζοντας την επιστροφή των εργαζομένων σας στο χώρο εργασίας, αυτό είναι το ακουστικό απόρρητο. Είναι μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις στους σύγχρονους χώρους εργασίας και έχει αρνητικές επιπτώσεις στην παραγωγικότητα τόσο για την ατομική όσο και για τη συλλογική διάσταση της εργασίας.

Μια ακτινογραφία όλων των χώρων εργασίας που έχουμε ερευνήσει μέχρι σήμερα αποκαλύπτει μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που έχουν αντιμετωπίσει ιστορικά: την ακουστική ιδιωτικότητα ή την έλλειψή της.

Συγκρίναμε τις εμπειρίες των εργαζομένων που είναι ικανοποιημένοι με τα επίπεδα θορύβου στον χώρο εργασίας τους και εκείνων που είναι δυσαρεστημένοι και βρήκαμε ότι μία από τις σημαντικότερες διαφορές είναι αν το περιβάλλον επιτρέπει σε κάποιον να εργάζεται παραγωγικά (Εικόνα 1). Είναι ενδιαφέρον ότι, αν και τα επίπεδα θορύβου φαίνεται να συνδέονται πιο έντονα με την ατομική εργασία (σκέψη ή δημιουργική σκέψη, ανάγνωση), συνδέεται επίσης με την ικανότητα των ανθρώπων να εργάζονται συλλογικά.

Υπάρχουν ορισμένα συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που χρειάζονται περισσότερο επείγουσα βελτίωση. Οι εργαζόμενοι που ήταν δυσαρεστημένοι με τα επίπεδα θορύβου στο χώρο εργασίας τους ανέφεραν χαμηλά επίπεδα ικανοποίησης από την κίνηση των ανθρώπων γύρω από τη θέση εργασίας τους (12% ικανοποίηση), την ποιότητα των ήσυχων δωματίων (18%), τα διαχωριστικά (20%) και τον χώρο μεταξύ των θέσεων εργασίας (26%).

Το ακουστικό απόρρητο μπορεί να είναι εγγενώς πιο εύκολο να επιτευχθεί σε ορισμένες εργασιακές ρυθμίσεις παρά σε άλλες. Τα ιδιωτικά γραφεία που εκχωρούνται σε έναν μόνο ένοικο περιλαμβάνουν το μεγαλύτερο μερίδιο των εργαζομένων που είναι ικανοποιημένοι με τα επίπεδα θορύβου (56%), ενώ οι καθορισμένοι σταθμοί εργασίας σε ανοιχτούς χώρους, το χαμηλότερο (28%) και οι μη εκχωρημένοι σταθμοί εργασίας, το δεύτερο χαμηλότερο (29%) (Δες παρακάτω).

Ωστόσο, ένα ιδιωτικό, εκχωρημένο γραφείο είναι κάπως σπάνιο στον σύγχρονο χώρο εργασίας (μόνο το 7% των εργαζομένων για τους οποίους ο θόρυβος είναι σημαντικός χρησιμοποίησε ένα ως κύριο εργασιακό περιβάλλον) και δεν προτείνουμε ότι ο νέος σχεδιασμός του χώρου εργασίας σας πρέπει να επιστρέφετε σε καθορισμένα γραφεία για τους υπαλλήλους σας. Γνωρίζουμε ότι μια λύση ιδιωτικού γραφείου δεν ενθαρρύνει απαραίτητα την αίσθηση της κοινότητας ούτε υποστηρίζει την ανταλλαγή γνώσεων με τον τρόπο που μπορούν να κάνουν οι επιτυχώς σχεδιασμένες ανοιχτές ιδέες. Και με τους υπαλλήλους να ζητούν τώρα μεγαλύτερη ευελιξία για να εργάζονται εν μέρει εξ αποστάσεως, η παροχή δωματίων που τους ανατίθενται γίνονται ακόμη λιγότερο ελκυστικά από οικονομική άποψη από πριν, καθώς τα δωμάτια είναι πιθανό να είναι άδεια το μεγαλύτερο μέρος της εβδομάδας ενώ οι εργαζόμενοι εργάζονται αλλού.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι, παρά τη χαμηλή ικανοποίηση με τα επίπεδα θορύβου στον μέσο ανοιχτό χώρο εργασίας, οι καλύτεροι χώροι εργασίας στη βάση δεδομένων μας είναι κατά κύριο λόγο κάποιου είδους ανοιχτές ιδέες, είτε με αποκλειστικούς σταθμούς εργασίας είτε όχι.

Πραγματικά δεν υπάρχει τρόπος να το παρακάμψετε. Ένας από τους λόγους για τους οποίους η εργασία στο σπίτι υπήρξε επιτυχία για πολλούς είναι τα καλά επίπεδα ακουστικής που συνήθως προσφέρει. Τώρα είναι η ώρα να κάνετε το ίδιο στον χώρο εργασίας του γραφείου, έτσι ώστε ο υβριδικός υπάλληλος να έχει μια εξαιρετική εμπειρία ανεξάρτητα από την τοποθεσία στην οποία εργάζεται.